Gérer les utilisateurs

Comment gérer les utilisateurs de la plateforme ?

Note : Seuls les RH ou les administrateurs peuvent gérer l'ensemble du profil des utilisateurs, notamment les liens hiérarchiques et les données spécifiques (date d'entrée, âge, nationalité...)

Où administrer les profils collaborateurs ?

1 - Cliquez sur "Annuaire" (ou "Utilisateurs de l'entreprise") dans le menu latéral

2 - Une page apparaîtra avec tous les profils des collaborateurs

3 - En cliquant sur "..." en haut à droite de la fiche du collaborateur, le menu déroulant permet de consulter l'ensemble des informations du collaborateur et d'administrer son profil en cliquant sur "Gérer le profil "

Note : Il est également possible de rechercher un collaborateur grâce à la barre de recherche (4) les critères de recherche intègrent le nom, le prénom, les compétences, les expériences professionnelles...

Administrer les utilisateurs

Comment créer un nouvel utilisateur ?

Dans "Annuaire", cliquer sur "Créer un utilisateur" (1) , puis compléter les champs demandés dans les différents onglets.


Remarque :

  • Les champs marqué d'une étoile (*) sont obligatoires

  • Valider chacun des onglets en cliquant sur le bouton "Créer et continuer" [(2) image ci-dessous]

  • Il existe différents types de profils utilisateurs sur la plateforme, le choix du profil va donner des accès et des fonctionnalités différentes - cf. Tableau ci-dessous

  • Lors de la validation de la première étape, une mail est automatiquement envoyé à l'utilisateur afin qu'il puisse créer son mot de passe

Différences entre les différents profils :

Comment gérer les informations détaillées d'un utilisateur ? (manager, date d'entrée...)

1-Vous pouvez accéder au profil détaillé d'un collaborateur en cliquant sur "Voir le profil détaillé "

20200706 RH - Gestion du profil des collaborateurs.mp4

Vous pouvez modifier les éléments détaillés d'un profil :

1. Pour ce faire, se diriger dans la partie "Annuaire"

2. Sélectionnez le collaborateur en cliquant sur les 3 petits points situés en haut à droite de la case du collaborateur en question

3. Cliquez sur "Voir profil détaillé" afin d'avoir accès à tous les éléments disponibles et modifiables sur le collaborateur ou "Gérer profil" pour les modifier

4. Complétez les différentes parties que vous souhaitez et nécessaires à la création des campagnes :

  • Date de naissance

  • Date de recrutement

  • Date de prise de fonction sur le poste actuel

  • Nom du supérieur hiérarchique n+1

  • nom du RH référent

Tous ces éléments seront utilisés lors de la création d'une campagne d'entretien ou de formation.

Par la suite avec toutes les parties bien remplies, les supérieurs seront directement renseignés sur les campagnes.

5. Ne pas oublier de mettre à jour afin que toutes modifications soient bien prises en compte

Comment désactiver un utilisateur ?

1 - Rendez vous dans la section Annuaire


2 - Cliqué sur les "..." en haut à droite de la fiche de l'utilisateur


3 - Cliquez sur le bouton "Voir le profil détaillé"

4 - Pour finir, cliquez sur "Désactiver le compte"


Un compte désactivé n'est pas supprimé, pour supprimer définitivement le compte, merci de contacter le support ; Attention vous perdrez toutes les informations (y compris les entretiens)

Consulter les différentes informations disponibles sur un collaborateur

Profil professionnel (expériences, éducation...)

Vous pouvez accéder au profil du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir profil" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]

Le profil collaborateur comporte :

1- Le résumé du collaborateur dans la barre jaune

2- Les différentes expériences professionnelles que le collaborateur a effectué

3- Les formations que le collaborateur à réaliser.

4-Les softskills du collaborateur - si celui-ci à répondu au questionnaire

Opportunités proposés au collaborateur (postes, formations...)

Vous pouvez accéder aux opportunités du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir opportunités" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]

L'espace mes opportunités recense les propositions de :

  • Postes

  • Projets

  • Formations

L'affichage dépend des modules activés pour votre entreprise.

Compétences du collaborateur

Vous pouvez accéder aux compétences du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir compétences" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]


1- Vous pouvez consulter les compétences d'un collaborateurs qui sont liés à un poste

2-Vous pouvez consulter les connaissances et les outils d'un collaborateur

3-Vous pouvez voir les langues auxquelles le collaborateur peut parler

La liste des entretiens d'un collaborateur

Vous pouvez accéder aux entretiens du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir les entretiens" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]

1-Vous pouvez accéder aux détails de l'ensemble des entretiens passés par le collaborateur

Ajouter ou consulter un commentaire au fil de l'eau sur un collaborateur

1-Vous pouvez ajouter/consulter un commentaire depuis l'annuaire en cliquant sur "Ajouter un commentaire" / "Consulter les commentaires" afin de tracer un éventuel échange ou une précision sur une de ses demandes (par exemple)


Attention : Vous êtes responsable des propos saisis dans la fiche du collaborateur

1 - Vous pouvez rajouter un commentaire en remplissant la case blanche

2 -Vous pouvez valider votre commentaire en appuyant sur "valider"

3- Vous pouvez annuler votre commentaire en cliquant sur "annuler"

1- Vous pouvez ajouter un commentaire en cliquant sur la barre verte

2-Vous pouvez voir quelle personne a ajouté un commentaire

3-Vous pouvez laisser une note

4- Vous pouvez effectuer une mise à jour

Affecter les compétences d'une fiche de poste à un collaborateur

Il est possible d'affecter les compétences liées à une fiche de poste à un collaborateur

Pour cela :

  • Depuis l'annuaire, dans la fiche d'un collaborateur, cliquer sur [...] et "Gérer profil"


  • Puis dans le champ "Poste actuel (lié au référentiel RH)" sélectionner la fiche de poste que vous souhaitez associer au collaborateur


  • Un message d'information vous détaille les compétences qui vont être ajoutées au profil du collaborateur

Attention

  • Les compétences ajoutées au profil du collaborateur ne peuvent être modifiées que par un profil RH ; Le collaborateur ne peut les supprimer

  • Les compétences sont ajoutées avec un niveau de maitrise "Non évaluée" (ou la formulation choisie dans votre paramétrage)

  • Ces compétences sont celles mises en avant lors des entretiens, dans la partie revue des compétences

  • Ces compétences ne seront pas supprimées si la fiche de poste liée au collaborateur est changée ; En effet il conserve les compétences acquises

  • Les compétences ajoutées sont matérialisées par une couleur orange