Entretiens

Comment gérer une campagne d'entretien

Comment utiliser l'espace entretien en tant que RH ?

1- Pour accéder à l'espace entretien, vous devez cliquez sur "entretien " qui est affiché dans le menu

2- Le manager peut créer sa campagne en cliquant sur " créer une campagne"

3- Cette partie indique le nombre d'entretiens que vous avez effectué avec votre équipe

4- Le titre de l'entretien va s'afficher dans cette case

5- Le statut de la campagne va s'afficher dans cette case

6- La date de début de la campagne va s'afficher dans cette case

7- La date de fin de la campagne va s'afficher dans cette case

8- Vous pouvez regarder quel type d'entretien il s'agit

1- Vous pouvez consulter toutes les informations concernant la campagne comme la date de début ou encore le nom de la campagne

2- Vous pouvez désactiver la campagne en appuyant sur cette case

3- Vous pouvez retrouver la liste des collaborateurs en appuyant sur "liste des collaborateurs"

4- Vous pouvez voir une vue d'ensemble de la campagne en appuyant sur "vue de la campagne"

5- Vous pouvez regarder le suivi de la campagne en en cliquant sur "suivi de la campagne"

6- Dans ce tableau vous pouvez regarder la liste des collaborateurs qui ont participé à la campagne.

7- Vous pouvez consulter le nom et l'email du candidat dans les trois premières colonnes du tableau

8- Vous pouvez consulter les recommandations des managers dans les 4 colonnes suivantes

9- Vous pouvez consulter la réponse du collaborateur dans la dernière colonne


Avec la vidéo présente ci-dessous, vous pourrez savoir gérer vos différentes campagnes d'entretien :

1 - Choisir les dates de début et de fin de l'entretien

2 - Mettre le descriptif de l'entretien

3 - Choisir les collaborateurs concernés par les entretiens

4 - Mettre à jour si de nouveaux collaborateurs sont concernés par l'entretien durant la campagne

5 - Personnaliser les questions (type de question, si la réponse peut être accessible pour les managers n+1 et n+2...)

! Ne pas oublier d'enregistrer à chaque étape au risque de perdre des modifications !

Comment créer ou mettre à jour une campagne ?

Création d'une campagne

1- Si vous voulez créer votre propre campagne, vous devez aller dans "entretien" dans le menu

2- Puis vous pouvez créer votre propre campagne en cliquant sur "créer une campagne

1- Vous pouvez donner le nom de campagne de votre choix

2- Vous pouvez décrire sur quoi la campagne va se porter

3- Vous pouvez indiquer la date de début de votre campagne

4- Vous pouvez indiquer la date de fin de votre campagne

5- Vous pouvez indiquer le type de votre campagne

6- Vous pouvez ajouter les collaborateurs

7- Vous pouvez filtrer les collaborateurs selon votre préférence

Gestion de la campagne : personnalisation des questions, mise à jour des caractéristiques, gestion des managers...

1- Vous pouvez gérer votre campagne en appuyant sur les "..."

2- Si vous voulez doubler votre campagne vous devez cliquer sur "dupliquer la campagne

3- Vous pouvez personnaliser les questions

4- Vous pouvez mettre à jour votre campagne en modifiant le titre , sa description et ses dates par exemple

5- Vous pouvez assigner un manager par défaut en tant que gestionnaire de la campagne

Personnalisation des questions

Afin de personnaliser vos questions, vous devez vous devez cliquer sur "personnaliser les questions"

1-Vous pouvez retrouver les détails de l'entretien

2-Vous pouvez ajouter un onglet en appuyant sur le crayon bleu

3-Vous pouvez supprimer un onglet en appuyant sur la croix rouge

4-Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des questions en choisissant le type (champ texte long ou court, question à choix multiple), indiquer si la question est obligatoire et qui doit répondre à la question (collaborateur, manager ou N+2)

Les types de question :

  • Texte court = Réponses courtes

  • Paragraphe = 3000 caractères maximum

  • E-mail = indiquer son adresse mail

  • Date = répondre par une date "Jour, Mois, Année"

  • Liste radiobox = Liste de réponses déjà définies

  • Menu déroulant = Liste de choix différents avec une seule réponse possible

  • Vue externe = Sélectionner la revue des compétences

  • Seperator = Texte libre (sans questions), pour apporter des informations

Mise à jour des participants ou des caractéristiques de la campagne (date, description...)

1-Si vous voulez mettre à jour votre campagne, vous devez cliquer sur "mettre à jour"

Si vous voulez mettre à jour votre campagne, vous pouvez trouver plusieurs fonctionnalités auxquelles vous pouvez accéder

1-Vous pouvez modifier le titre de votre campagne

2- Vous pouvez modifier la description de votre campagne

3-Vous pouvez modifier le début de campagne de votre entretien

4-Vous pouvez modifier la date de fin de votre entretien

5-Vous pouvez modifier le nom de votre campagne

6-Vous pouvez modifier le type de votre campagne

7-Si vous cherchez un employer en particulier, vous pouvez le chercher dans la barre de recherche

Gestion des managers N+1 et N+2 des participants de la campagne

Il existe deux options de gestion des managers (ou des interlocuteurs) pour une campagne :

  • Par défaut, aucun manager n'est affecté aux collaborateurs de la campagne ; Lors de leur première connexion, une "popup" leur demandera d'indiquer leur manager N+1 et leur manager N+2

Remarque : Les managers proposés dans la popup ont obligatoirement le profil "Manager" dans l'application xLearn

  • Vous pouvez également cliquer sur "Assigner manager par défaut" (5), dans ce cas les manager N+1 et N+2 auxquels sont rattaché le collaborateur dans xLearn seront automatiquement assigné pour cette campagne

Dupliquer une campagne existante

Si vous voulez recopier une campagne, il suffit juste de cliquer sur " dupliquer la campagne". Toutes les questions de la campagne sera dupliquée, les participants ne sont pas dupliqués.


Activer une campagne


1-Pour activer une campagne, vous devez appuyer sur activer la campagne


1-Une mise en garde vous annonce que lorsque vous bloquer le mode édition, vous n'aurez plus la possibilité de modifier les questions et seuls les utilisateurs pourront y répondre.

2-Vous pouvez envoyer une notification par mail à l'ensemble des personnes inscrites sur la campagne en cochant cette case

3-Valider l'activation de la campagne en cliquant sur "Mettre à jour"

4-Annuler l'activation de la campagne en cliquant sur "annuler"


Comment suivre une campagne ?

Revoir les participants

1- Le nom, le prénom et l'email des collaborateurs sont affichés dans les trois premières colonnes

2- Vous pouvez voir le nom du manager et aussi du manager N+1 et du manager N+2 et s'ils ont validé les campagnes dans les quatre colonnes suivantes

3-Vous pouvez vérifier si le collaborateur à valider ou non l'entretien dans la dernière colonne

Consulter les réponses

1- Afin de consulter les réponses des collaborateurs vous devez cliquer sur "vue d'ensemble"

2- Vous pouvez sélectionner un tag dans cette partie

3- Vous pouvez choisir le type de question que vous souhaitez

4 - Vous pouvez voir qui a répondu aux questions en cliquant sur "Répondu par (interlocuteur)"

5-Vous pouvez voir les réponses des candidats.


Suivre l'avancement de la campagne

1- Vous pouvez faire le suivi de la campagne en y allant dans "suivi de la campagne"

2-Le nombre de réponse sera affiché dans un graphique personnalisé