Formations

Comment gérer les formations en tant que RH ?

La formation doit être gérée en deux étapes différentes :

  1. "Catalogue des formations" afin de créer une formation avec ses caractéristiques (titre, description, propriétaire, budget consommé...)

  2. "Session de formation" pour attribuer à un ou plusieurs employés et préciser les dates de la session (début et fin)

Le processus de gestion d'une formation sur xlearn

Comment gérer les formations au catalogue ?

  • Naviguer dans la barre latérale jusqu'à "Catalogue de formation"

  • L'écran ci-dessous apparait avec les fonctionnalités suivantes :

(1) Ajouter une formation au catalogue

(2) Gérer une formation existante

  • Administrer, notamment valider ou refuser une demande de formation, consulter la liste des personnes à inscrire à une session, suivre les validations par le manager ou le RH

  • Mettre à jour ou Supprimer

(3) Rechercher une formation suivant différents critères, notamment chercher une formation que

  • J'ai sollicitée pour moi même et qui est en attente de validation par mon manager et/ou mon RH

  • Mon équipe à solliciter et que je dois valider en tant que manager et / ou RH

Remarque : L'organisation des sessions de formation - choix d'une date et des participants - sont gérées dans la rubriques "Session de formation"

Ajouter une formation

Après avoir cliquer sur Ajouter une formation, compléter les différents onglets :

(1) Les Informations de base de la formation (titre, description...) et également

  • la personnes que les collaborateurs peuvent contacter pour avoir plus d'informations sur la formation

  • la disponibilité pour préciser si l'organisation d'une session est possible prochainement (ou non)

(2) Les Informations complémentaires sont principalement utilisées pour les besoins de reporting (définis lors du déploiement de l'application)

  • Durée de la formation (en heure) et le Coût (en Euros) afin de pouvoir suivre le compteur de formation par collaborateur et agrégés

  • Budget consommé, par exemple CPF, budget de la RH ou budget d'une direction/département spécifique

  • Flag qui permettent d'indiquer des éléments spécifiques à suivre ; Par exemple, combien d'heure de formation à suivi un collaborateur en hygiène et sécurité ? ou en immobilier ?

(3) L'onglet Certifications associées à la formation permet de préciser les certifications (et leur date de fin) qu'un collaborateur obtiendra s'il réalise cette formation ; celle-ci sera automatiquement ajoutée à son profil après la validation de la formation et un rappel est envoyé au RH lorsque celle-ci arrive à échéance

Administrer une demande de formation (valider/refuser les formations demandées)

Après avoir cliquer sur Administrer une formation sur l'une des formation de la liste, vous accéder aux onglets :

(1) Description qui regroupe les informations essentielles sur la formation

(2) Collaborateur ayant demandé la formation, pour valider ou refuser une demande en tant que RH ou Manager

  • Valider ou refuser une demande en tant que RH ou Manager

  • Consulter ou ajouter un commentaire sur la demande ; Celui-ci sera accessible au Manager et au RH du collaborateur

(3) Collaborateur ayant leur demande de formation validée ; Cette liste sera automatiquement vidée si le collaborateur est ajouté à une session de formation

Remarque :

Les formations ayant des demandes en attentes peuvent être filtrées (1) et le nombre de validation en attente est indiqué pour chacune des formations (2)

Comment gérer les sessions de formation ?

  • Naviguer dans la barre latérale jusqu'à "Session de formation"

  • L'écran ci-dessous apparait avec les fonctionnalités suivantes :

(1) Créer une session une formation

(2) Valider la bonne participation des collaborateurs à une session de formation à l'issue de la session et leur affecter leur certification (si nécessaire)

(3) Rechercher une session de formation suivant différents critères

Créer une session de formation

Après avoir cliquer sur Créer une session de formation, vous accéder aux onglets :


(1) Information sur la session de formations, notamment :

  • Le choix de la formation dans le catalogue sur lequel va porter la session

  • Les dates de la formation (début et fin)

  • Le titre de la session ou le budget consommé (pour des besoins de reporting)

Note : Nous réutilisons les informations associées à la formation lors de la création de la session de formation


(2) Collaborateur de la session, pour choisir les collaborateurs participants à la formation -cf. Image ci-dessous

Note : Les collaborateurs ayant leurs demandes de formation validées sont automatiquement ajoutés dans la sélection [Partie (2) de l'image ci-dessous]

Valider la bonne participation des collaborateurs à une session de formation à l'issue de la session

A l'issue de la session de la formation, cliquer sur Valider pour valider la bonne participation des collaborateurs à une session de formation et leur affecter leur certification (si la formation permet d'obtenir une certification)

(1) La liste est automatiquement pré-remplie avec les participants inscrits à la session de formation ; si un participant n'a pas pu suivre la formation cliquer sur son nom, puis sur la flèche au dessus

(2) Si une certification est associée à la formation, elle sera automatiquement ajoutée au profil du collaborateur ; Pour cela il faudra préciser la date de début et de fin de validité de la certification