Entretiens

LES CAMPAGNES

1.  Comment créer ou mettre à jour une campagne  ?

Création d'une campagne

Gestion de la campagne : personnalisation des questions, mise à jour des caractéristiques, gestion des managers...

Une fois la campagne crée, vous pouvez :   

1-  Gérer votre campagne  en appuyant sur "Menu"

2-  Doubler votre  campagne en cliquant sur "dupliquer la campagne".

3- Personnaliser les questions.

4- Mettre à jour votre campagne  en modifiant le titre , sa description et ses dates par exemple.

5- Assigner un manager par défaut en tant que gestionnaire de la campagne.


Remarque : Pour gérer une campagne (ajouter un utilisateur, modifier les questions...), il faut que celle-ci soit désactivée. Attention, la désactivation d'une campagne en cours fait perdre les réponses déjà saisies.

Personnalisation des questions

Afin de personnaliser vos questions,  vous devez vous devez cliquer sur "personnaliser les questions".

1-Vous pouvez retrouver les détails de l'entretien.

2-Vous pouvez ajouter un onglet en appuyant sur le "+".

3-Vous pouvez supprimer un onglet en appuyant sur la croix rouge.

4-Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des questions en choisissant le type (champ texte long ou court, question à choix multiple), indiquer si la question est obligatoire et qui doit répondre à la question (collaborateur, manager ou N+2).

Les types de question :

Comment poser une question en tant qu’RH ?

1)    Rédiger la question que vous souhaitez poser.

2)    Choisissez la forme de la réponse attendue (liste déroulante, paragraphe…).

3)    Cochez la personne à laquelle est assignée la question.

4)     Associer un terme à la question (formation, objectif...).

5)    Glisser le curseur pour indiquer si la réponse est obligatoire.

6)    Ajouter une nouvelle question.

7)    Dupliquer la question.

8)    Supprimer la question.

9)    Valider la question.

Mise à jour des participants ou des caractéristiques de la campagne (date, description...)




Si vous voulez  mettre à jour votre campagne, vous devez cliquer sur "mettre à jour".

En modifiant votre campagne, vous trouverez plusieurs fonctionnalités auxquelles accéder : 

Si vous souhaitez séléctionner l'entièreté des collaborateurs, il vous suffit de cliquer sur ->->

Si vous souhaitez filtrer certains collaborateurs, sélectionner les, puis cliquez sur ->

Gestion des managers N+1 et N+2 des participants de la campagne

Il existe deux options de gestion des managers (ou des interlocuteurs) pour une campagne :

Remarque :  Les managers proposés dans la popup ont obligatoirement le profil "Manager" dans l'application xLearn.

Dupliquer une campagne existante

Si vous voulez recopier une campagne,  il suffit juste de cliquer sur " dupliquer la campagne". 

Toutes les questions de la campagne seront dupliquées mais les participants eux ne le seront pas.


Activer une campagne

Pour activer  une campagne, vous devez appuyer sur activer la campagne.

1-Une mise en garde vous annonce  que lorsque vous bloquez le mode édition, vous n'aurez plus la possibilité de modifier  les questions et seuls les utilisateurs pourront y répondre.

2-Vous pouvez  envoyer une notification par mail à l'ensemble des personnes inscrites sur la campagne en cochant cette case.

3-Valider l'activation de la campagne en cliquant sur "Mettre à jour".

4-Annuler l'activation de la campagne en cliquant sur "annuler".


 2. Comment gérer une campagne d'entretien

L'utilisation de l'espace en tant que RH

8. Dans ce tableau vous pouvez regarder la liste des collaborateurs qui ont participé à la campagne.

9. Vous pouvez consulter le nom et l'email du collaborateur dans la première colonne du tableau et suivre le statut d'avancement de chacun des entretiens : 9/ validation par le collaborateur, 10/ validations par le manager ou le manager N+2

Avec la vidéo présente ci-dessous, vous pourrez savoir gérer vos différentes campagnes d'entretien :

1 - Choisir les dates de début et de fin de l'entretien.

2 - Mettre le descriptif de l'entretien.

3 - Choisir les collaborateurs concernés par les entretiens.

4 - Mettre à jour si de nouveaux collaborateurs sont concernés par l'entretien durant la campagne.

5 - Personnaliser les questions (type de question, si la réponse peut être accessible pour les managers n+1 et n+2....

! Ne pas oublier d'enregistrer à chaque étape au risque de perdre des modifications !

3. Comment suivre une campagne  ?

Lorsque vous entrez dans une campagne, 3 onglets s'affichent : Liste des collaborateurs inscrits à la campagne, Vue sur les réponses aux questions et Suivi de l'avancement de la campagne (validation des collaborateurs, managers et N+2)

Revoir les participants

Les statuts sont :

Consulter les réponses

1- Afin de consulter les réponses des collaborateurs vous devez   cliquer sur "vue d'ensemble"

2- Vous pouvez sélectionner un tag dans cette partie

3- Vous pouvez choisir le type de question que vous souhaitez

4 - Vous pouvez voir qui a répondu aux questions  en cliquant sur "Répondu par (interlocuteur)"

5-Vous pouvez voir les réponses des candidats. 


Suivre l'avancement de la campagne

1- Vous pouvez faire le suivi de la campagne en  allant dans "suivi de la campagne"

2-Le nombre de réponse sera affiché   dans un graphique personnalisé avec les différents statuts

Changer les interlocuteurs d'un entretien - Manager N+1 ou N+2

En tant que RH, vous pouvez changer un interlocuteur - manager N+1 et/ou N+2 - d'un entretien, par exemple si le collaborateur s'est trompé en choisissant son manager.

Attention

Si vous modifiez un interlocuteur d'un entretien - manager ou N+2, toutes les réponses déja saisies seront définitivement perdues.

1- Cliquer sur l'icone en cercle bleu et blanc (1)

2-  Puis, sélectionner le nouvel interlocuteur dans la fenêtre qui s'ouvre 

Gérer les validations d'un entretien

Les étapes de validation

En tant que collaborateur, la validation de l'entretien se fait en deux étapes :

1/ Validation des objectifs / De la préparation, l'intitulé dépend du paramétrage de votre entreprise. Cette validation permet de suivre la fin de la préparation de l'échange avec votre manager, avant votre entretien. Bouton "Valider" orange

2/ Validation définitive à l'issu de l'entretien et après avoir saisi tous les commentaires. Attention, nous ne pourrez plus modifier l'entretien à cet issu. Bouton "Valider" rouge

Remarque : Il faut passer par les deux étapes pour valider l'entretien ; le bouton rouge n'apparait qu'après avoir valider l'étape 1.

Les managers ou directeur n'ont qu'à valider l'entretien à la fin.

Gérer les validations

Avec un profil RH, il est possible de dévalider un entretien en cliquant sur la petite croix à coté de l'entretien depuis la liste des entretiens - cf. ci-dessous.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez choisir de dévalider :

4. Comment sont gérés les objectifs ?

Les grandes étapes de la gestion des objectifs



Points d'attention concernant la gestion des objectifs


Comment fermer tous les objectifs d'une campagne ?


L'administrateur RH de la plateforme peut fermer tous les objectifs  définis lors d'une campagne. 

Cette fonctionnalité peut par exemple être utilisée au début de l'année N+1 pour fermer tous les objectifs définis lors de l'année N. Cela permet aux managers de mettre à jour au fil de l'eau les objectifs durant l'année N, mais de s'assurer que ceux-ci ne seront pas repris lors de l'année N+1.

Pour fermer tous les objectifs, il suffit de vous rendre dans la page d'administration de la campagne et de cliquer sur "Menu", puis "Fermer tous les objectifs"

 

LES TEMPLATES D'ENTRETIEN

1. Qu'est ce qu'un template ?

Un template d'entretien permet de conserver les questions à réutiliser dans une autre campagne.

Une template possède deux statuts :

Attention : Lors de la création d'une campagne via l'utilisation d'un template, les questions de celui-ci sont recopiées dans le nouvelles compagne d'entretien. Toute les modifications ultérieures du template ne seront pas mises à jour dans la campagne créée ! En effet, dans le cas inverse, cela pourrait engendrer des pertes d'information sur les entretiens déja complétés.

2. Comment créer un template ? 

Lorsque vous avez appuyé sur "créer un template d'entretien" saisissez : 

3. Comment utiliser un template ?

Pour utliser un template, il faut : 

Choisissez le template que vous souhaitez utiliser.

4. Comment personnaliser les questions ?

Pour personnaliser les questions d'un template, RDV dans la page de gestion des templates, cliquer sur (...) puis personnaliser les questions.

LES VAGUES D'ENTRETIEN

1. Qu'est ce qu'une vague d'entretien ?

Une vague d'entretien permet de regrouper plusieurs campagnes d'entretiens ; par exemple toutes les campagnes du premier semestre 2021 dans une seule vue, et cela même si chaque campagne possède des questions différentes.

Une vague possède deux statuts :

2. Comment créer une vague d'entretiens ? 

3. Comment utiliser une vague ? 

Pour utliser une vague il faut :