Gestion des utilisateurs
Comment gérer les utilisateurs de la plateforme ?
Note : Seuls les RH ou les administrateurs peuvent gérer l'ensemble du profil des utilisateurs, notamment les liens hiérarchiques et les données spécifiques (date d'entrée, âge, nationalité...)
Dans cette page vous trouverez, l'essentielles des informations pour administrer les utilisateurs de la plateforme :
Où administrer les profils collaborateurs ?
1 - Cliquez sur "Annuaire" (ou "Utilisateurs de l'entreprise") dans le menu latéral
2 - Une page apparaîtra avec tous les profils des collaborateurs
3 - En cliquant sur "..." en haut à droite de la fiche du collaborateur, le menu déroulant permet de consulter l'ensemble des informations du collaborateur et d'administrer son profil en cliquant sur "Gérer le profil "
Note : Il est également possible de rechercher un collaborateur grâce à la barre de recherche (4) les critères de recherche intègrent le nom, le prénom, les compétences, les expériences professionnelles...
Créer, mettre à jour et importer des utilisateurs
Comment créer un nouvel utilisateur ? et gérer les profils de droits (RH, collaborateur, manager, directeur...) ?
Dans "Annuaire", cliquer sur "Créer un utilisateur" (1) , puis compléter les champs demandés dans les différents onglets.
Remarque :
Les champs marqué d'une étoile (*) sont obligatoires
Valider chacun des onglets en cliquant sur le bouton "Créer et continuer" [(2) image ci-dessous]
Il existe différents types de profils utilisateurs sur la plateforme, le choix du profil va donner des accès et des fonctionnalités différentes - cf. Tableau ci-dessous
Différences entre les différents rôles :
Vous pouvez modifier le type de rôle associé à un utilisateur depuis la fiche "Gérer profil" depuis l'annuaire ou lors de la création de l'utilisateur - cf. Tableau ci-dessous.
Le rôle "Modification des profils" peut être associé au rôle de manager ou RH afin de leur permettre de modifier le profil d'un autre utilisateur, par exemple afin de modifier une expérience professionnelle ou d'ajouter une photo.
Les rôles RRH et Manager de proximité ont des droits similaires à ceux de managers, mais ils ne peuvent voir que leurs équipes.
Comment gérer les informations détaillées d'un utilisateur ? (manager, date d'entrée...)
1-Vous pouvez accéder au profil détaillé d'un collaborateur en cliquant sur "Voir le profil détaillé "
20200706 RH - Gestion du profil des collaborateurs.mp4Vous pouvez modifier les éléments détaillés d'un profil :
1. Pour ce faire, se diriger dans la partie "Annuaire"
2. Sélectionnez le collaborateur en cliquant sur les 3 petits points situés en haut à droite de la case du collaborateur en question
3. Cliquez sur "Voir profil détaillé" afin d'avoir accès à tous les éléments disponibles et modifiables sur le collaborateur ou "Gérer profil" pour les modifier
4. Complétez les différentes parties que vous souhaitez et nécessaires à la création des campagnes :
Date de naissance
Date de recrutement
Date de prise de fonction sur le poste actuel
Nom du supérieur hiérarchique n+1
nom du RH référent
type de profil de l'utilisateur (RH, collaborateur, manager...)
Tous ces éléments seront utilisés lors de la création d'une campagne d'entretien ou de formation.
Par la suite avec toutes les parties bien remplies, les supérieurs seront directement renseignés sur les campagnes.
5. Ne pas oublier de mettre à jour afin que toutes modifications soient bien prises en compte
Comment importer un utilisateur en masse ?
Comment désactiver un utilisateur ?
1 - Rendez vous dans la section Annuaire
2 - Cliquez sur les "..." en haut à droite de la fiche de l'utilisateur
3 - Cliquez sur le bouton "Voir le profil détaillé"
4 - Pour finir, cliquez sur "Désactiver le compte"
Un compte désactivé n'est pas supprimé, pour supprimer définitivement le compte, merci de contacter le support ; Attention vous perdrez toutes les informations (y compris les entretiens)
Comment ajouter en masse des compétences aux collaborateurs ?
1 - Rendez vous dans la section Annuaire
2 - Cliquez sur les "Menu" en haut à droite de la barre de recherche
3 - Cliquez sur "Assigner des compétences par lot"
4 - Sélectionnez les collaborateur auxquels vous souhaitez ajouter des compétences en les faisant basculer de la liste de gauche à celle de droite
Attention, la liste n'affiche au maximum que les cents premiers collaborateurs, pour afficher d'autres collaborateurs, utilisez les filtres à droites.
5- Ajouter les compétences que vous souhaitez associer aux profils sélectionnés précédemment ;
Vous pouvez également préciser le niveau de maitrise de la compétence (facultatif) ou si cette compétence sera supprimable par le collaborateur (facultatif).
Remarque :
L'ensemble des compétences sélectionnées sera ajouté avec les caractéristiques associées à tous les utilisateurs choisis.
La compétence sera automatiquement flaggé comme "Compétence transverse" ou "Compétence technique" en fonction de sa classification.
Consulter les différentes informations disponibles sur un collaborateur
Profil professionnel (expériences, éducation...)
Vous pouvez accéder au profil du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir profil" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]
Le profil collaborateur comporte :
1- Le résumé du collaborateur dans la barre jaune
2- Les différentes expériences professionnelles que le collaborateur a effectué
3- Les formations que le collaborateur à réaliser.
4-Les softskills du collaborateur - si celui-ci à répondu au questionnaire
Opportunités proposés au collaborateur (postes, formations...)
Vous pouvez accéder aux opportunités du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir opportunités" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]
L'espace mes opportunités recense les propositions de :
Postes
Projets
Formations
L'affichage dépend des modules activés pour votre entreprise.
Compétences du collaborateur
Vous pouvez accéder aux compétences du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir compétences" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]
1- Vous pouvez consulter les compétences d'un collaborateurs qui sont liés à un poste
2-Vous pouvez consulter les connaissances et les outils d'un collaborateur
3-Vous pouvez voir les langues auxquelles le collaborateur peut parler
La liste des entretiens d'un collaborateur
Vous pouvez accéder aux entretiens du collaborateur de votre choix en cliquant sur "Voir les entretiens" depuis l'espace "Annuaire" en cliquant sur [...]
1-Vous pouvez accéder aux détails de l'ensemble des entretiens passés par le collaborateur
Ajouter ou consulter un commentaire au fil de l'eau sur un collaborateur
1-Vous pouvez ajouter/consulter un commentaire depuis l'annuaire en cliquant sur "Ajouter un commentaire" / "Consulter les commentaires" afin de tracer un éventuel échange ou une précision sur une de ses demandes (par exemple)
Attention : Vous êtes responsable des propos saisis dans la fiche du collaborateur
1 - Vous pouvez rajouter un commentaire en remplissant la case blanche
2 -Vous pouvez valider votre commentaire en appuyant sur "valider"
3- Vous pouvez annuler votre commentaire en cliquant sur "annuler"
1- Vous pouvez ajouter un commentaire en cliquant sur la barre verte
2-Vous pouvez voir quelle personne a ajouté un commentaire
3-Vous pouvez laisser une note
4- Vous pouvez effectuer une mise à jour
Affecter les compétences d'une fiche de poste à un collaborateur
Il est possible d'affecter les compétences liées à une fiche de poste à un collaborateur
Pour cela :
Depuis l'annuaire, dans la fiche d'un collaborateur, cliquer sur [...] et "Gérer profil"
Puis dans le champ "Poste actuel (lié au référentiel RH)" sélectionner la fiche de poste que vous souhaitez associer au collaborateur
Un message d'information vous détaille les compétences qui vont être ajoutées au profil du collaborateur
Attention
Les compétences ajoutées au profil du collaborateur ne peuvent être modifiées que par un profil RH ; Le collaborateur ne peut les supprimer
Les compétences sont ajoutées avec un niveau de maitrise "Non évaluée" (ou la formulation choisie dans votre paramétrage)
Ces compétences sont celles mises en avant lors des entretiens, dans la partie revue des compétences
Ces compétences ne seront pas supprimées si la fiche de poste liée au collaborateur est changée ; En effet il conserve les compétences acquises
Les compétences ajoutées sont matérialisées par une couleur orange